Шановна пані/шановний пане,
У зв’язку з набранням чинності новим Регламентом Європейського Парламенту та Ради (ЄС) № 2016/679 (Загальний регламент про захист персональних даних – GDPR) ми хотіли б поінформувати вас про факти, які випливають з цього регламенту для вас та захисту і обробки ваших персональних даних.
Інтеграційне центр Прага, o.p.s., IČ: 242 28 320, з місцезнаходженням Житна 1574/51, 110 00, Прага 1, зареєстрований у реєстрі загальнокорисних товариств, що ведеться Міським судом у Празі, розділ O, вставка 885 (далі «ICP») управляє як персональними даними поточних клієнтів, так і клієнтів, для яких надання інтеграційних послуг вже було припинено, але обробка їхніх персональних даних є необхідною з інших правових причин, а саме виконання правових зобов’язань та захист законних інтересів ICP.
Ваші особисті дані після 25.5.2018 обробляються відповідно до регламенту GDPR та відповідно до закону № 101/2000 Зб., про захист особистих даних, в чинній редакції, а саме з метою виконання законних обов’язків ICP, захисту законних інтересів ICP, якими є захист його майнових прав та обов’язок довести правомірність витрат з державних коштів на інтеграційні послуги, а також для виконання договірного зобов’язання надавати вам безкоштовні інтеграційні послуги.
Зокрема, ICP обробляє ваші персональні дані для таких цілей:
1) ідентифікація клієнта для укладення та виконання договірних зобов’язань щодо надання послуг та оцінки правомірності використання послуг ICP,
2) контактування з клієнтом працівниками ICP під час надання послуг,
3) контроль витрачених державних коштів на основі субсидій та внесків,
4) інформування клієнта та громадськості про діяльність та послуги ICP,
5) розподіл клієнтів на навчальні групи для полегшення вивчення чеської мови,
6) підтвердження виконання умов надання субсидії з Фонду ЄС для захисту біженців, міграції та інтеграції,
7) картографування родинних зв’язків клієнтів у разі, якщо клієнтами ICP є кілька членів однієї родини.
Кому ми передаємо ваші дані?
Адміністратором ваших персональних даних є ICP. Його співробітники мають доступ лише до тих ваших персональних даних, які необхідні їм для виконання своїх обов’язків, і при цьому вони зобов’язані дотримуватися суворої конфіденційності. У разі необхідності ви можете звернутися з питань управління та обробки ваших персональних даних на електронну адресу a.covrigova@icpraha.com.
ICP може також передавати ваші особисті дані на підставі юридичних зобов’язань або договірних зобов’язань постачальникам субсидій та дотацій (Міністерство внутрішніх справ Чеської Республіки, Муніципалітет столиці Праги, Європейська комісія), контролюючим органам (фінансова адміністрація, Міністерство фінансів, Вища контрольна палата, Управління з захисту персональних даних, Європейський суд аудиторів, Міністерство праці та соціальних справ – інспекція соціальних послуг), іншими органами державного управління (Поліція Чеської Республіки, суди), зовнішнім аудитором, бухгалтером та постачальниками і адміністраторами інформаційних систем та адміністраторами баз даних. ICP не продає ваші особисті дані. ICP не передає ваші особисті дані третім особам, за винятком вищезазначених.
Які категорії даних про вас ми обробляємо?
а) адреса та ідентифікаційні дані, що слугують для вашої однозначної та неповторної ідентифікації (ім’я, прізвище, стать, дата народження, країна походження, громадянство, статус перебування в Чеській Республіці, адреса перебування в Чеській Республіці, тип та номер документа, що посвідчує особу); b) контактні дані (контактна адреса в Чеській Республіці, телефонний контакт, електронна адреса); c) інші дані для надання інтеграційних послуг (мовна область походження, рівень знання чеської мови, ім’я та прізвище членів сім’ї, які є клієнтами ICP; d) дані про хід надання інтеграційних послуг; e) звичайні фотографії або портрети, зображення, що створюються з метою документації діяльності та заходів, організованих ICP. ICP зобов’язаний обробляти ці дані, щоб мати можливість надавати вам безкоштовні інтеграційні послуги.
Крім того, ICP може обробляти інші персональні дані, якщо ви надали на це згоду:
- f) звичайні фотографії або портрети, зображення, що створюються з метою інформування громадськості про діяльність та заходи, що організовує ICP; g) електронна адреса та номер телефону для надсилання повідомлень про діяльність та заходи, що організовує ICP.
Дані, зазначені в пунктах f) та g), обробляються лише з вашої згоди, яку ви можете будь-коли відкликати в письмовій формі за допомогою форми, що зберігається в центральному офісі та філіях, або за допомогою електронної пошти centrum@icpraha.com. У такому випадку ICP більше не зможе надсилати вам інформацію про діяльність ICP.
Як довго ми обробляємо ваші особисті дані?
ICP обробляє ваші особисті дані лише протягом періоду, необхідного для забезпечення прав та обов’язків, що випливають із договірних відносин та відповідних правових норм, навіть після закінчення надання вам інтеграційних послуг, проте не довше ніж протягом 10 років з 1 січня року, наступного за закінченням проекту, або протягом строку, встановленого законодавством, а інші дані – протягом строку, коли вам надавалися інтеграційні послуги ICP, або протягом строку дії згоди на обробку персональних даних.
Умови обробки, інформація про обробку та права клієнтів
Обробка персональних даних також регулюється внутрішніми правилами ICP, зокрема, Директивою про обробку персональних даних, Етичним кодексом та Правилами архівування та знищення документів, щоб забезпечити захист ваших персональних даних від зловживання, втрати або знищення.
Ви повинні надати ICP правдиві та повні особисті адреси та ідентифікаційні дані, а також інші дані, необхідні для надання інтеграційних послуг.
На підставі письмового запиту ICP зобов’язана раз на рік безкоштовно надавати вам інформацію про те, чи обробляє вона ваші персональні дані, які саме і в якому обсязі, а також ви маєте право отримати доступ до цих персональних даних або їх копію. В іншому випадку ви можете отримати цю інформацію в будь-який час за розумну винагороду.
Якщо ви вважаєте, що ICP, будь-який його обробник або інший вищезазначений одержувач ваших персональних даних обробляє ваші персональні дані з порушенням законодавчих норм та принципів захисту персональних даних, зокрема якщо ваші персональні дані є неточними, ви можете 1) звернутися до ICP, його обробника або іншого одержувача з проханням надати пояснення, 2) попросити ICP усунути таку ситуацію, 3) вимагати виправлення ваших персональних даних, 4) у разі використання даних для маркетингових та інформаційних цілей ви можете подати заперечення проти обробки ваших даних, 5) попросити обмежити обробку з законних підстав, 6) звернутися з пропозицією про розслідування до Управління з захисту персональних даних.
Ви також маєте право на перенесення цих даних та на видалення ваших персональних даних відповідно до законодавчих положень.
Щоб скористатися цими правами, ви можете звернутися письмово до співробітників Інформаційного центру ICP, філій або електронною поштою на адресу a.covrigova@icpraha.com.
Ви маєте право отримати відповідь від ICP на свій запит без зайвої затримки, але не пізніше ніж через один місяць. У виправданих випадках ICP може продовжити термін ще на два місяці, про що, а також про причини, він повинен вас поінформувати. Ви можете подавати свої запити один раз на рік безкоштовно, в іншому випадку – в будь-який час за розумну плату.